تحليل الأنظمة

تحليل الأنظمة هو عملية فحص حالة العمل بغرض تطوير حل نظام لمشكلة ما أو ابتكار تحسينات لمثل هذا الموقف. قبل أن يبدأ تطوير أي نظام ، يتم إعداد اقتراح مشروع من قبل مستخدمي النظام المحتمل و / أو محللي الأنظمة وتقديمه إلى الهيكل الإداري المناسب داخل المنظمة.

مقترح مشروع

مقترح المشروع هو محاولة للاستجابة أو الاستفادة من موقف معين وهو عنصر أساسي لبدء تحليل النظام بشكل صحيح. على الرغم من عدم وجود قواعد صارمة وسريعة فيما يتعلق بشكل ومحتوى مقترح المشروع ، يجب أن يتناول الاقتراح النقاط التالية:

• تفاصيل حالة العمل أو المشكلة.
• أهمية المشكلة بالنسبة للمنظمة.
• حلول بديلة.
• إمكانية استخدام نظم المعلومات الحاسوبية لحل المشكلة.
• مختلف الأشخاص المهتمين أو الذين يمتلكون المعرفة ذات الصلة بالمشكلة.

عادة ما تتم الموافقة على مشاريع النظام التي سيتم مشاركتها من قبل عدد من الأقسام والمستخدمين من قبل لجنة وليس فردًا. يتم تقديم مقترح المشروع إلى لجنة تحدد مزايا الاقتراح وتقرر الموافقة عليه أم لا. تتكون اللجنة من أشخاص من مختلف المجالات الوظيفية للمنظمة الذين لديهم مصلحة في تشغيل ومعلومات النظام المقترح.

دورة حياة تطوير الأنظمة

تصف دورة حياة تطوير الأنظمة (SDLC) مجموعة من الخطوات التي تنتج نظام معلومات كمبيوتر جديدًا. SDLC هي عملية لحل المشكلات. كل خطوة في العملية تحدد عددًا من الأنشطة. سيؤدي تنفيذ هذه الأنشطة بالترتيب المنصوص عليه من قبل SDLC إلى إيجاد حل لوضع الأعمال. تتكون عملية SDLC من المراحل التالية:

1. التحقيق الأولي – تم تحديد المشكلة والتحقيق فيها.
2. تعريف المتطلبات – يتم دراسة وتعريف تفاصيل النظام الحالي وكذلك متطلبات النظام الجديد المقترح.
3. تصميم الأنظمة – تم تطوير التصميم العام بغرض التخطيط لبناء النظام الجديد.
4. تطوير الأنظمة – يتم إنشاء النظام الجديد.
5. تثبيت النظام – يتم تحويل العملية الحالية للتشغيل على النظام الجديد.
6. تقييم ومراقبة الأنظمة – يتم تقييم نظام التشغيل الجديد ومراقبته بغرض تحسين أدائه وإضافة قيمة إلى وظائفه.
7. قد يحدث التكرار من مرحلة لاحقة إلى مرحلة سابقة إذا دعت الحاجة.

كل مرحلة لديها مجموعة متميزة من أنشطة التطوير الفريدة. قد تمتد بعض هذه الأنشطة على أكثر من مرحلة واحدة. يميل نشاط الإدارة إلى أن يكون متشابهًا بين جميع المراحل.

SDLC ليس معياريًا وقد يكون فريدًا لمنظمة معينة. بمعنى آخر ، قد تختلف الأسماء وعدد المراحل من SDLC إلى التي تليها. ومع ذلك ، فإن SDLC الذي تمت مناقشته هنا يمثل ، إلى حد كبير ، ما يتم اعتماده عادة من قبل المنظمات.

في كل مرحلة يتم تنفيذ أنشطة معينة ؛ يتم توثيق نتائج هذه الأنشطة في تقرير محدد في تلك المرحلة. تراجع الإدارة نتائج المرحلة وتحدد ما إذا كان المشروع سيواصل إلى المرحلة التالية.

تشكل أول مرحلتين من عملية SDLC وظيفة تحليل الأنظمة لحالة الأعمال. ستركز المناقشة التالية على المرحلة الأولى (التحقيق الأولي) والمرحلة الثانية (تعريف المتطلبات) من عملية SDLC المحددة.

التحقيق الأولي

المرحلة الأولى من دورة حياة تطوير الأنظمة هي التحقيق الأولي. نظرًا لمحدودية الموارد ، يمكن للمؤسسة تنفيذ تلك المشاريع التي تعتبر بالغة الأهمية لمهمتها وأهدافها وأهدافها. لذلك ، فإن الهدف من التحقيق الأولي هو ببساطة تحديد واختيار مشروع للتطوير من بين جميع المشاريع قيد الدراسة. قد تختلف المنظمات في كيفية تحديد واختيار المشاريع من أجل التنمية. لدى بعض المنظمات عملية تخطيط رسمية يتم تنفيذها من قبل لجنة توجيهية أو فريق عمل مكون من كبار المديرين. تحدد هذه اللجنة أو فريق العمل وتقييم مشاريع أنظمة معلومات الكمبيوتر المحتملة التي يجب على المنظمة وضعها في الاعتبار من أجل التنمية. تعمل المنظمات الأخرى بطريقة مخصصة لتحديد واختيار المشاريع المحتملة. بغض النظر عن الطريقة المستخدمة ، وبعد تحديد جميع المشاريع المحتملة ، يتم اختيار فقط تلك المشاريع ذات الوعود الأكبر لرفاهية المنظمة ، بالنظر إلى الموارد المتاحة ، للتطوير.

الهدف من مرحلة التحقيق في الأنظمة هو الإجابة على الأسئلة التالية: ما هي مشكلة العمل؟ هل هي مشكلة أم فرصة؟ ما هي الأسباب الرئيسية للمشكلة؟ هل يمكن حل المشكلة عن طريق تحسين نظام المعلومات الحالي؟ هل هناك حاجة إلى نظام معلومات جديد؟ هل هذا حل نظام معلومات عملي لهذه المشكلة؟

تمهد مرحلة التحقيق الأولي المرحلة لجمع المعلومات حول المشكلة الحالية ونظام المعلومات الحالي. ثم يتم استخدام هذه المعلومات في دراسة جدوى حلول نظم المعلومات الممكنة.

من المهم ملاحظة أن مصدر المشروع له علاقة كبيرة بنطاقه ومحتواه. على سبيل المثال ، عادة ما يكون للمشروع الذي تقترحه الإدارة العليا تركيز استراتيجي واسع. قد يحتوي اقتراح اللجنة التوجيهية على تركيز يغطي الوظائف الشاملة للمنظمة. قد يكون للمشروعات التي يقدمها فرد أو مجموعة أفراد أو قسم تركيز أضيق.

يمكن استخدام مجموعة متنوعة من المعايير داخل المنظمة لتصنيف وترتيب المشاريع المحتملة. لأغراض التخطيط ، يقوم محلل الأنظمة – بمساعدة أصحاب المصلحة في المشروع المقترح – بجمع معلومات حول المشروع. هذه المعلومات لها نطاق واسع وتركز على فهم حجم المشروع والتكاليف والفوائد المحتملة. يتم بعد ذلك تحليل هذه المعلومات وتلخيصها في مستند يتم استخدامه بعد ذلك جنبًا إلى جنب مع المستندات حول المشاريع الأخرى من أجل مراجعة ومقارنة جميع المشاريع الممكنة. يتم تقييم كل من هذه المشاريع المحتملة باستخدام معايير متعددة لتحديد الجدوى.

دراسة الجدوى

دراسة الجدوى تبحث في المشكلة والاحتياجات المعلوماتية لأصحاب المصلحة. يسعى إلى تحديد الموارد المطلوبة لتوفير حل نظم المعلومات ، وتكلفة وفوائد هذا الحل ، وجدوى هذا الحل. يقوم المحلل الذي يجري الدراسة بجمع المعلومات باستخدام مجموعة متنوعة من الأساليب ، وأشهرها:

• مقابلة المستخدمين والموظفين والمديرين والعملاء.
• تطوير وإدارة الاستبيانات لأصحاب المصلحة المهتمين ، مثل المستخدمين المحتملين لنظام المعلومات.
• مراقبة أو مراقبة مستخدمي النظام الحالي لتحديد احتياجاتهم ورضاهم وعدم رضاهم عن النظام الحالي.
• جمع وفحص وتحليل الوثائق والتقارير والتخطيطات والإجراءات والأدلة وأي وثائق أخرى تتعلق بعمليات النظام الحالي.
• نمذجة ومتابعة ومحاكاة أنشطة عمل النظام الحالي.

الهدف من دراسة الجدوى هو النظر في حلول نظم المعلومات البديلة ، وتقييم جدواها ، واقتراح البديل الأنسب للمؤسسة. يتم تقييم جدوى الحل المقترح من حيث مكوناته. هذه المكونات هي:

1. الجدوى الاقتصادية – الجدوى الاقتصادية للنظام المقترح. يتم تقييم تكاليف وفوائد المشروع المقترح. تشمل التكاليف الملموسة التكاليف الثابتة والمتغيرة ، بينما تشمل الفوائد الملموسة التوفير في التكاليف وزيادة الإيرادات وزيادة الأرباح. تتم الموافقة على المشروع فقط إذا كان يغطي تكلفته في فترة زمنية معينة. ومع ذلك ، لا يجوز الموافقة على المشروع إلا بناءً على منافعه غير الملموسة مثل تلك المتعلقة باللوائح الحكومية أو صورة المنظمة أو الاعتبارات المماثلة.
2. الجدوى الفنية – احتمال أن يكون لدى المنظمة أو يمكنها شراء الموارد اللازمة. يتم توضيح ذلك إذا كانت الأجهزة والبرامج المطلوبة متوفرة في السوق أو يمكن تطويرها بحلول وقت التنفيذ.
3. الجدوى التشغيلية – قدرة ورغبة واستعداد أصحاب المصلحة لاستخدام ودعم وتشغيل نظام معلومات الكمبيوتر المقترح. يشمل أصحاب المصلحة الإدارة والموظفين والعملاء والموردين. يهتم أصحاب المصلحة بالأنظمة التي يسهل تشغيلها ، ولا ترتكب سوى القليل من الأخطاء ، إن وجدت ، وتنتج المعلومات المطلوبة ، وتقع ضمن أهداف المنظمة.

تعريف متطلبات

هذه المرحلة هي تحليل متعمق لاحتياجات المعلومات لأصحاب المصلحة. هذا يؤدي إلى تحديد متطلبات نظام المعلومات الحاسوبي. ثم يتم دمج هذه المتطلبات في مرحلة التصميم. العديد من الأنشطة التي يتم إجراؤها في مرحلة تحديد المتطلبات هي امتداد لتلك المستخدمة في مرحلة التحقيق الأولي. الهدف الرئيسي للمحلل هو تحديد ما يجب القيام به ، وليس كيفية القيام به. فيما يلي مناقشة للأنشطة المتضمنة في تعريف المتطلبات.

احتياجات المعلومات لأصحاب المصلحة.

يعد تحليل احتياجات المعلومات لأصحاب المصلحة خطوة أولى مهمة في تحديد متطلبات النظام الجديد. من الضروري أن يفهم المحلل البيئة التي سيعمل فيها النظام الجديد. إن فهم البيئة يعني معرفة كافية عن إدارة المنظمة وهيكلها وموظفيها وأعمالها وأنظمة المعلومات الحالية للتأكد من أن النظام الجديد سيكون مناسبًا.

نظام المعلومات الحالي.

يعد التحليل الشامل والمفصل للنظام الحالي ضروريًا لتطوير نظام معلومات جديد عالي الجودة. يجب على المحلل فهم وتوثيق كيفية استخدام النظام الحالي للأجهزة والبرامج والأشخاص لقبول بيانات الإدخال وإدارتها وتحويل هذه البيانات إلى معلومات مناسبة لاتخاذ القرار. يجب أن تكون الوثائق مفصلة وكاملة. على سبيل المثال ، يجب على المحلل تقييم جودة أنشطة المدخلات والمخرجات التي تشكل واجهة المستخدم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن توثيق حجم وتوقيت هذه الأنشطة.

قدرات نظام معلومات الكمبيوتر الجديد.

تشمل المتطلبات الوظيفية تكوينات الأجهزة والبرامج الضرورية جنبًا إلى جنب مع الموارد البشرية المناسبة. غالبًا ما تتضمن المتطلبات الوظيفية المحددة ما يلي:

• متطلبات واجهة المستخدم – احتياجات المدخلات والمخرجات للمستخدم التي يجب أن يوفرها نظام معلومات الكمبيوتر الجديد. تتضمن هذه الاحتياجات تخطيطات وتعريفات للمدخلات والمخرجات ، والحجم ، والتكرار ، وإنشاء المدخلات ، ووجهة التقارير.
• متطلبات المعالجة – الأنشطة المطلوبة لتحويل المدخلات إلى مخرجات ، بما في ذلك العمليات الحسابية وقواعد القرار وعمليات قاعدة البيانات وعمليات المعالجة الأخرى. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تحديد المتطلبات المتعلقة بالسعة والإنتاجية ووقت الاستجابة ووقت الاستجابة ووقت توفر النظام.
• متطلبات التخزين – تنظيم ومحتوى وحجم قواعد البيانات وأنواع وتكرار التحديثات والاستفسارات. علاوة على ذلك ، تم تحديد إجراءات النسخ الاحتياطي وطول الوقت والأسباب المنطقية للاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية.
• متطلبات التحكم – متطلبات الدقة والصلاحية والأمان والقدرة على التكيف لإدخال النظام والمعالجة والإخراج وقواعد البيانات. تم تحديد متطلبات التعافي من الأعطال والتدقيق الخاصة بالمؤسسة بشكل أكبر في هذه المرحلة.

ينتج فريق التحليل ، في نهاية هذه المرحلة ، وثيقة تحتوي على المتطلبات الوظيفية لنظام معلومات الكمبيوتر الجديد. بالإضافة إلى ذلك ، تحتوي الوثيقة على جداول أولية وميزانية للمرحلة التالية. تقوم فرقة العمل أو اللجنة المسؤولة عن المشروع بدراسة الوثيقة لغرض الموافقة أو عدم الموافقة على عمل فريق التحليل. بالإضافة إلى ذلك ، يقدم فريق التحليل للجنة عرضًا توضيحيًا. في الأساس ، يقوم فريق التحليل بإرشاد أعضاء اللجنة ، خطوة بخطوة ، خلال مرحلة تحديد المتطلبات. إذا وافقت اللجنة على هذه المرحلة ، فسيتم تمويل فريق التحليل وإعطاء الضوء الأخضر للانتقال إلى المرحلة التالية. ومع ذلك ، إذا لم توافق اللجنة على هذه المرحلة ،

تبدأ الجولة الأولى بوصف المشروع. من هذه النقطة ، يحدد المحللون مجموعة من الأهداف والغايات والفوائد المحددة جيدًا لنظام معلومات الكمبيوتر. بعد ذلك ، يتم توضيح الميزانيات ومتطلبات التوظيف ومشاركة الخطط مع اللجنة. تتم مقارنة المهام المحددة والمخططة بالإنجازات الفعلية ، ويتم ملاحظة الانحرافات ، إن وجدت ، وحسابها. تتم مراجعة خطط حماية الأصول ومراقبة الأعمال مع أعضاء اللجنة. أخيرًا ، يسعى المحللون للحصول على موافقة اللجنة على الأهداف والخطط والجدول الزمني والميزانية للمرحلة التالية